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续上二期的分享,相信大家应该都清楚,若要对企业进行内部控制,应该要从何下手与内部有哪一方面可以进行控制。

曾经我提过一位经营技能学习中心的业主,为了获得到内部控制所带来的好处,因此,设定了许多指针与相关目标标准,还不满意的要我看看是否设定得够好,最终被问及控制目标标准的目的时,才如同梦中惊醒。

还有一家企业的内部审计人员,在了解培训需求(Training needs)时也曾经要求,课程中必须融入他们的内部预算程序,并分享一个最佳操作模式(Best Practice Model)。

这种要求很正常,每个人都要得到最好,可是什么是“最好”?其实是因企业目标(Objective)而异。

还记得大学期间教导矩阵计算的教授曾经提起过,“世界上没有最佳的成果,只有此时此刻最佳的成果”。

忽略沟通目的

理论上矩阵计算的最终目标是最佳成果(Opimize results),但是,在现实中所谓的“最佳”,是根据此时此刻所可以获得的信息、数据,包括决策时间的迫切、分析并做出最佳的判断。

辅导过程中,另一个常被小企业忽略的就是,将控制目的清楚告知执行控制的内部审计人员,认为他们只需要知道控制目标标准就可以了。

根据上述案例,该技能学习中心的业主在操作控制时,不仅没有获得期望中的效果,还将自己与员工搞得更忙,其中牵连还包括一些员工因不清楚所以就不在意,一些甚至因为那是老板指定要提交的报告而敷衍了事。

考究原因,其中一项就是忽略了沟通目的。

大企业因为层层的管理规定、作业程序都很清晰,所以既使底层员工不明白道理,事情也可以获得妥善执行并获得指定的目标。

但小企业在管理规定/作业程序,大部分的时候都相当模糊,甚至是一人多职位的状态,因此,要达到宣导控制的目的,大部分的时候采用沟通会议便可。

在设定目标标准方面,其类型很多,一般情况下分成定量(quantitative)和定质(qualitative),以保持控制的准确性。

5大常用标准

以下分享几个经常使用的标准类型。

(1)时间标准:是指完成一定工作所需花费的时间限度。如有一位经营餐厅业主,就将上餐标准制订在不超过20分钟。

(2)生产率标准:是指在规定时间里所完成的工作量。如一天输入100项数据、一天美容服务x人。

(3)消耗标准:是指完成一定工作所需的有关消耗。如,数量x的材料制造数量y的产品。花费x的费用达到y行销目标。

(4)品质标准:是指工作应达到的要求,或是产品或服务所应达到的品质标准。

(5)行为标准:是对员工规定的行为准则要求。

完善体系品质保证

对不同的企业、不同的计划、不同的控制目的,控制标准也有所不同。比如x%的顾客进店x分钟之内应受到接待。

在实际工作中常用的制订标准的方法有如以下:

(1)统计方法:即根据历史数据记录或对比同类企业的水平,用统计学的方法确定标准。这种方法常用于与效益(efficiency)有关的标准。

(2)制作方程式:即指以参数和实测的数据为基础制订的标准,如使用上述谈及矩阵计算方程式。主要用于制订生产定额标准,或者如何资产使用额(如课室)。

(3)经验估算法:即指由经验丰富的管理者来制订标准。这种方法通常是对以上两种方法的补充。

举一个案例,许多小企业不会太留意员工请假尤其病假(或者只会投诉员工请太多病假),但曾经就有一经营运动器材的案例业主,对员工拿病假进行控制,他们设定x%的员工达到病假申请x天,问及目的,回答说是为了要实现他们企业文化(透过运动培育人才)。

如果员工有按照规定运动,将不会轻易生病。提出病假指标,重点不是不允许生病,而是从病假的次数控制来知道企业是否达到照顾员工健康的目标。

另外,技能培训中心也设定x%的教练达到体能测验x分为标准,主要也是为了要落实企业目标。

标准的制订是全部控制工作的第一步,一个完善的标准体系,是整个控制工作的品质保证。

下一期将分享在控制工作中,应衡量什么以及如何去衡量。





https://www.enanyang.my/名家专栏/小企业操作内部控制的第一步陈绣茗

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