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为何人手永远不够用?/陈绣茗

最近业务恢复正常,开始接触一些新的业主,然而开市第一个业主提出自己的第一道挑战,就是:我的公司员工都很忙,但是很多事情还是进行得很慢,甚至会被忘记。

相信各位读者对于这道问题并不陌生。

这么多年走过许多中小企业,我都会重复听着不同业主问我这一道相同的问题。

这个问题并非显示出业主的能力不佳,而是一种正常的现象,在每一个中小企业身上或多或少都曾经发生过。

不同的地方是,一些企业透过聘请专业经理人或顾问来帮助他们作出调整,很快就解决了这个问题;一些企业则却因为得不到外界的帮忙,因此必须与这种现象共存,甚至逐渐接受这种现在的存在。

真忙还是假忙?

这道问题就是许多业主口中常挂着生产力问题。

如果一家企业发生这种现象,有想种状况,一种是这家企业的业绩蒸蒸日上,企业正蓬勃发展中以致工作量突然大幅度增加,这种状况笔者倾向称之为“真的很忙”。

另一种状况,就是企业内部发生状况如工作分配不均,或者工作流程不顺畅,或者员工资历有别导致某个工作站出现业务堵塞状况,或者工作分派没有被规划等种种导致内部资源被浪费,就称为“假的很忙”。

如何能知道究竟是“真的”还是“假的”很忙,企业业主可以应用这种思考办法来审查自己的员工的工作。

许多业主常会这样说“这件事情如果是我做,就可以很快就做完了,我的员工尽然要用到一天才可以做完”。

疲劳影响生产力

熟能生巧,确实可以影响一个人处理业务的时间,并间接影响一天的工作量,但是若这个人因为阶层与权力的不同导致获取的信息不顺畅,那也是会影响这个员工处理业务的时间。

除此之外,员工工作超过负荷所引起的疲劳,也是导致生产力低的其中一个原因。

真正要解决这种现象,就是重新分析并组合适用于现在的工作流程。

拆开后再重组

首先,将各种业务的处理方法(流程)想象成可以拆开的零组件,实验将这些零组件拆开后再组装,看看需要用到时间有多长,业主也可以针对不同复杂程度的工作需求来设定不同的工作时间。

举例,一家提供旅游配套的企业,以前他们的旅游筹备人员都非常忙碌,业主常会以为那是业务量大因此必须不断聘请员工,可是每当员工请来了后,原班人马照样忙碌。

我们进行了几个月营运流程的分析与重组,并将每一个员工处理的业务量作出合理的规范,使得每一个员工都不会超过负荷,最后不但原班人马可以处理更多业务,工作质量也得到提升。

新的一年来临加上这两年疫情影响下,相信许多企业营运模式都需要作出适当调整。在调整中,就别根据现有人头来指派现有工作业务,例如现有剩下5个人,就随意将多余工作尽可能塞给这5个人。

建议可以将业务流程做一番调整后,才指定并分派给现有员工,例如流程整理下来,是需要5个工作站,然后再将这5个工作站的工作,根据个人的专长作出适当的分派。

如此,可避免未来业务量增加又陷入相同的现象,因此影响企业发展。

http://www.enanyang.my/%E5%90%8D%E5%AE%B6%E4%B8%93%E6%A0%8F/%E4%B8%BA%E4%BD%95%E4%BA%BA%E6%89%8B%E6%B0%B8%E8%BF%9C%E4%B8%8D%E5%A4%9F%E7%94%A8%E9%99%88%E7%BB%A3%E8%8C%97

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