为何人手永远不够用?/陈绣茗

为何人手永远不够用?/陈绣茗

最近业务恢复正常，开始接触一些新的业主，然而开市第一个业主提出自己的第一道挑战，就是：我的公司员工都很忙，但是很多事情还是进行得很慢，甚至会被忘记。

相信各位读者对于这道问题并不陌生。

这么多年走过许多中小企业，我都会重复听着不同业主问我这一道相同的问题。

这个问题并非显示出业主的能力不佳，而是一种正常的现象，在每一个中小企业身上或多或少都曾经发生过。

不同的地方是，一些企业透过聘请专业经理人或顾问来帮助他们作出调整，很快就解决了这个问题；一些企业则却因为得不到外界的帮忙，因此必须与这种现象共存，甚至逐渐接受这种现在的存在。

真忙还是假忙？

这道问题就是许多业主口中常挂着生产力问题。

如果一家企业发生这种现象，有想种状况，一种是这家企业的业绩蒸蒸日上，企业正蓬勃发展中以致工作量突然大幅度增加，这种状况笔者倾向称之为“真的很忙”。

另一种状况，就是企业内部发生状况如工作分配不均，或者工作流程不顺畅，或者员工资历有别导致某个工作站出现业务堵塞状况，或者工作分派没有被规划等种种导致内部资源被浪费，就称为“假的很忙”。

如何能知道究竟是“真的”还是“假的”很忙，企业业主可以应用这种思考办法来审查自己的员工的工作。

许多业主常会这样说“这件事情如果是我做，就可以很快就做完了，我的员工尽然要用到一天才可以做完”。

疲劳影响生产力

熟能生巧，确实可以影响一个人处理业务的时间，并间接影响一天的工作量，但是若这个人因为阶层与权力的不同导致获取的信息不顺畅，那也是会影响这个员工处理业务的时间。

除此之外，员工工作超过负荷所引起的疲劳，也是导致生产力低的其中一个原因。

真正要解决这种现象，就是重新分析并组合适用于现在的工作流程。

拆开后再重组

首先，将各种业务的处理方法（流程）想象成可以拆开的零组件，实验将这些零组件拆开后再组装，看看需要用到时间有多长，业主也可以针对不同复杂程度的工作需求来设定不同的工作时间。

举例，一家提供旅游配套的企业，以前他们的旅游筹备人员都非常忙碌，业主常会以为那是业务量大因此必须不断聘请员工，可是每当员工请来了后，原班人马照样忙碌。

我们进行了几个月营运流程的分析与重组，并将每一个员工处理的业务量作出合理的规范，使得每一个员工都不会超过负荷，最后不但原班人马可以处理更多业务，工作质量也得到提升。

新的一年来临加上这两年疫情影响下，相信许多企业营运模式都需要作出适当调整。在调整中，就别根据现有人头来指派现有工作业务，例如现有剩下5个人，就随意将多余工作尽可能塞给这5个人。

建议可以将业务流程做一番调整后，才指定并分派给现有员工，例如流程整理下来，是需要5个工作站，然后再将这5个工作站的工作，根据个人的专长作出适当的分派。

如此，可避免未来业务量增加又陷入相同的现象，因此影响企业发展。

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