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人事部,究竟在做什么?/陈绣茗

根据理论,人事部门功能架构分为以下:

 ●人力规划与聘请

包括建立各种对部门人员的要求做规划,包括规划部门人员的工作范畴(JOB SCOPE)的设计,人员数量的规划,执行方面就是招聘。单谈工作范畴的设计与人数规划,就是一个相当复杂的流程。

若是读者有留意过去的文章,不多不少应该可以获得一些概念。要设计工作范畴,是要从整体部门的工作流程规划起,设计工作范畴,我们国家的人力资源培训单位(Human Resource Development Fund, HRDF)都有一整天的课程。

设计了工作范畴,下来就是拟定需要多少人,概念上就是需要分析完成该工作范畴需要花费多少时间,其中包括每日工作与完成指定要呈交的报告等。

如果完成工作后还剩下时间,表示这个工作不需要一个人单独完成,因此可以找现有员工兼任,但兼任的前提是这位员工有空余的时间可以执行工作。

但是,如果要完成工作就需要加班,那表示可能可以聘请一个人单独完成工作。

算完了,还要看加班或者聘请,那一种方法划算,那就是要看工作性质是否是简单还是复杂,只是执行劳力工作还是需要动脑筋思考。

  ●人才培养

企业乃法人团体,所以企业要获得增长,肯定是内部人员都获得增长。

这个培训,并非紧紧安排课程。

更重要的是负责这个环节的人,必须清楚绩效管理,懂得为公司举办绩效考核,考核后还必须懂得分析绩效不佳的原因,进而指出必须提供何种课程。

另一个重要的工作,就是策划传承(succession planning)。

传承,很容易被物解释企业传承,就是老板下一任应该传给谁。

其实,企业内部人员的传承,比老板传承更为重要。

为何?

中小企业高层管理,都是业主,除了发生意外,否则业主应该会做到退休,所以他们有很长的时间去找继承人。

但是,这家公司的员工,就有可能不到退休就离职了,为了不让平常的业务因为中途有人离职而遭受停断,平常就需要找好继承人,并且给予培训。

寻找合适的继承人,又是另一个复杂的流程与规则需要拟定。

  ●薪酬策划

这个功能不仅是薪资,还包括各种员工享有的福利、分红、起薪等等所有企业必须付出得费用。

薪资架构可以简单,我看过许多公司就是单纯月薪与分红,所以每每当他们要求员工提升工作能力或者绩效时,就会产生心有余而力不足的现象。

  ●雇主雇员关系

这里包括拟定各种人事规则与处理犯规的员工,包括处理记录与档案,而犯规的员工当然是上司指出来的。这个环节拟定规则仅是开始而已,维持关系才是天天需要努力的工作。

例如如何维持员工对企业的满意度,考察员工是否有被公平对待等等。

处理犯规的员工不难,调查并确认员工犯规,包括拟定处理对策,这才是复杂之处。

例如,面对一个天天生病的员工,其上司可能并不觉得有问题,但碍于必须执行人事规则,那究竟应该退职还是留任还是降职?

 ●行政工作

这个包括一般行政管理,如假期、报销、计算工作时间、申请工作准正、环境卫生管理等等。这些工作,企业可以使用软件管理,让员工可以不需要花费太多时间在这方面。

举一个例子,过去有一业主员工人数约35人,由于薪资架构复杂,光算薪水,就有一个负责人专职打理,这个负责人每个月的薪资就好几千,还不包括应享有的各种福利。

回答上述的问题,上司可以管人,但是上司没有办法管理以上所说的事情,因为这并非他们的工作,更不是专长,况且也没有时间。

举个例子,不可能叫一个营销部门的经理去执行上面的工作,主要是职责与能力的问题,就好像一张桌子有螺丝与木条的原理一样,不可能叫螺丝做木条的工作,即使可以也是勉强,而往往勉强之下就不会有好的绩效。

所以那家大企业,很确实是没有人事部门去“管人”,但是他们一定有指定人员去管理执行“人员的事务”。

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